Как нанять сотрудника для ИП

Главная \ СПРАВОЧНАЯ \ ОТЧЕТНОСТЬ ИП И ОРГАНИЗАЦИЙ \ ИП \ Как нанять сотрудника для ИП
← Предыдущая Следующая →
429
Как нанять сотрудника для ИП

Что нужно сделать, что бы оформить сотрудника к Индивидуальному предпринимателю? Практически все то же самое, что необходимо и для организаций:

  • Заключите трудовой договор
  • Составьте штатное расписание
  • Издайте приказ
  • Сделайте запись в трудовой книжке
  • Заполните личную карточку
  • Зарегистрируйтесь в ФСС
  • Проведите СОУТ
  • Начислите первую зарплату
  • Сдайте отчётность за сотрудника

Заключите трудовой договор

Этот документ определяет график работы, заработную плату, периодичность выплат и другие важные условия работы. Договор обычно заключают в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй — у сотрудника. Чтобы заключить договор, надо обязательно получить от будущего работника:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • трудовую книжку (если есть);
  • военный билет (для мужчин).

Дополнительно могут потребоваться:

  • диплом о высшем образовании;
  • медицинская книжка (для тех, кто работает в сфере общепита, красоты, медицине и даже просто для продавцов обуви, работающих с людьми);
  • справка об отсутствии судимости (для тех, кто работает с детьми).

Обычно используют типовой договор. При необходимости его можно менять — всё зависит от сферы деятельности.


При приеме мигранта на работу вы должны проинформировать МВД в виде специального уведомления по приказу от 10.01.2018 № 11. Оповестить специалистов МВД необходимо в течение 3 рабочих дней со дня подписания договора с иностранцем. При этом отсчет начинается со следующего после подписания сторонами договора дня.


Составьте штатное расписание

Этот документ определяет, сколько человек работает у ИП, на каких должностях и сколько работники получают. При заполнении типовой формы Т-3 себя в качестве сотрудника указывать не надо — это касается только наёмных работников.

В штатное расписание необходимо внести:

  • порядковый номер сотрудника;
  • должность (ИП вправе выбрать сам);
  • оклад;
  • надбавки;
  • величину месячной заработной платы.

Издайте приказ

По ст. 68 ТК РФ приказ о приёме на работу — это обязательный документ, который подтверждает факт найма сотрудника и его согласие с условиями работы, которые прописаны в трудовом договоре.

В большинстве случаев подойдёт типовая форма Т-1, но предприниматели могут использовать и свою.

Сделайте запись в трудовой книжке

Запись надо делать во всех случаях, когда сотрудник проработал у вас более 5 дней.

Если у сотрудника нет трудовой книжки, предприниматель должен купить её сам либо выписать на покупку деньги из бухгалтерии. Купить трудовую целесообразно в компании, которая торгует защищённой полиграфической продукцией. Это позволит избежать подделки.

Если у сотрудника уже есть трудовая книжка, её лучше проверить на подлинность: серия и номер должны быть одинаковыми на всех страницах, экземпляр должен быть отпечатан в Гознаке.

Все записи в трудовых книжках сотрудников ИП должен фиксировать в единой книге учёта движения трудовых книжек. Её можно купить в отделе канцтоваров.

Заполните личную карточку

В карточке собрана наиболее полная информация о сотруднике: номер приказа о приёме на работу, паспортные данные, номера СНИЛС и военного билета. Карточка будет храниться у работодателя: даже если сотрудник уволится, данные о нём будут под рукой.

Личная карточка имеет установленную форму Т-2. Вот образец заполнения.

Зарегистрируйтесь в ФСС

ИП должен платить за сотрудника взносы в налоговую и Фонд социального страхования. Данные о предпринимателе у налоговиков есть, сообщать их дополнительно не нужно. Чтобы зарегистрировать нового сотрудника в ФСС, надо подать заявление.

К нему нужно приложить:

  • паспорт ИП;
  • свидетельство ОГРНИП;
  • свидетельство о постановке ИП на учёт в налоговом органе;
  • трудовую книжку сотрудника;
  • трудовой договор.

Заявление можно подать через МФЦ, отправить заказным письмом в своё отделение ФСС или передать лично. Узнать адрес своего отделения можно на сайте.


На подачу документов в ФСС есть 30 дней с момента заключения первого трудового договора.


В течение 3-х рабочих дней ФСС закрепит за предпринимателем индивидуальный номер и код, внесёт данные в реестр страхователей и рассчитает размер взносов. После этого ИП получит по почте извещение с номером, по которому надо платить взносы за сотрудника. Если такое извещение не пришло, можно выгрузить выписку из ЕГРИП с сайта налоговой — в ней будет нужный номер.


Если ИП вовремя не подаст заявление в ФСС, ему грозит штраф (основание — п. 1 ст. 19, ст. 26.28 Закона N 125-ФЗ). Он зависит от количества дней просрочки.

До 90 календарных дней включительно — 5 000 рублей,

более 90 календарных дней — 10 000 рублей.


Проведите СОУТ

Для всех работодателей оценка условий труда является обязательной процедурой. Поэтому игнорирование требований по ее проведению могут привести к административной ответственности:

для индивидуальных предпринимателей сперва предусмотрено предупреждение, после чего накладывается штраф, составляющий 5-10 тысяч рублей при первом нарушении и 30-40 тысяч – при втором. В дальнейшем применяется такое наказание, как приостановление деятельности ИП на срок до 3 месяцев.

Для чего нужна спецоценка условий труда?

Она нужна для того, чтобы оценить условия, в которых работают ваши сотрудники. Специальная организация проверит какие вредные факторы могут воздействовать на сотрудников, есть ли опасные условия и т.д. и т.п.

Проведут измерения, дадут рекомендации, присвоят класс условий труда для рабочих мест. И уже от этих классов будет зависеть сумма взносов в ПФР и ФСС за сотрудников.

СОУТ можно не проводить только если, ваши сотрудники являются надомными работниками, работают удаленно (дистанционно).

 

Самостоятельно провести СОУТ, без привлечения аккредитованной организации невозможно. Искать такую организацию нужно в специальном реестре аккредитованных:

http://akot.rosmintrud.ru/sout/organizations

В реестре есть удобная сортировка по регионам РФ. Лучше сразу настроить сортировку, так как таких компаний очень много. Также поставьте “галочку” только для “Действующая организация”.


Начислите первую зарплату

ИП может установить сотруднику любой оклад, но не ниже действующего МРОТ. 

Трудовой кодекс РФ устанавливает обязанность работодателя выплачивать заработную плату сотрудникам не реже, чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Следует оговориться, что Трудовой кодекс вообще не содержит такого понятия, как «аванс»: согласно его формулировкам это заработная плата за первую половину месяца. 

Сроки выплаты заработной платы должны быть обозначены в виде конкретных дней, а не временных периодов (Письмо Минтруда России от 28.11.2013 № 14-2-242). Например: 10-е и 25-е число каждого месяца. Такая формулировка, как «с 10-го по 13-е и с 25-го по 28-е», недопустима, поскольку по факту требование ТК РФ о выплате заработной платы не реже, чем каждые полмесяца, может быть нарушено: работник получит зарплату 10-го числа, а следующая выплата будет 28-го, то есть промежуток между выплатами превысит полмесяца.

Если установленный день выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то заработная плата должна быть выплачена накануне этого дня (ст. 136 ТК РФ).

При этом для других выплат работникам установлены свои сроки:

  • отпускные должны выплачиваться не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска;
  • расчет при увольнении должен быть выплачен в день увольнения работника.

А вот оплата больничных листов как раз привязана к выплате заработной платы: пособия должны выплачиваться в ближайший после назначения пособия день, установленный для выплаты заработной платы. Если таким ближайшим днем является день выплаты аванса, то пособия должны быть выплачены вместе с ним.


! Обратите внимание: требование Трудового кодекса о выплате заработной платы как минимум два раза в месяц не содержит каких-либо исключений и является обязательным для исполнения всеми работодателями по отношению ко всем работникам (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3528-6-1). То есть аванс в обязательном порядке должен выплачиваться, в том числе:

  • если работник является внешним совместителем;
  • если работник добровольно написал заявление о выплате заработной платы один раз в месяц;
  • если локальными нормативными актами работодателя, трудовыми договорами и т.д. установлена выплата заработной платы один раз в месяц. Такое положение является ничтожным и не подлежит исполнению, так как нарушает требования ТК РФ.
  • независимо от суммы заработка и принятой системы оплаты труда.

Если работодатель все-таки пренебрег требованиями ТК РФ о выплате заработной платы работникам не реже, чем каждые полмесяца, то в случае проверки трудовой инспекции ему грозит ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц – от 1 000 руб. до 5 000 руб.
  • для ИП — от 1 000 руб. до 5 000 руб.
  • для юридических лиц – от 30 000 руб. до 50 000 руб.

Сдайте отчётность за сотрудника

Раз в год:

  • сведения о среднесписочной численности работников — в налоговую, до 20 января;
  • справка 2-НДФЛ — в налоговую, до 1 апреля;
  • СЗВ-стаж — в Пенсионный фонд, до 1 марта.

Раз в квартал:

  • справка 6-НДФЛ — в налоговую, до 30 числа первого месяца следующего квартала;
  • расчёт страховых взносов — в налоговую, до 30 числа первого месяца следующего квартала;
  • 4 ФСС — в Фонд социального страхования, до 25 числа первого месяца следующего квартала.

Раз в месяц:

  • СЗВ-М — в Пенсионный фонд, до 15 числа следующего месяца.

 

Начисление зарплаты и подачу отчётности по сотрудникам лучше доверить бухгалтеру на аутсорсинге. Брать бухгалтера в штат, при не очень больших для него объемах работ, не выгодно. Хороший бухгалтер на полный день - стоит хороших денег. Дешево может стоить только посредственный специалист. Или... работающий на аутсорсе. Не экономьте, штрафы за нарушения связанные с кадровым учетом и налогообложением могут выражаться в астрономических суммах, так как накладываются за каждое отдельное нарушение (нет подписи на приказе о приеме на роботу + нет подписи об ознакомлении с правилами внутреннего распорядка + отсутствует приказ об утверждении графика отпусков и т.д.) по каждому сотруднику.

 

 

Полезно
Ч2. Отчетность ИП на УСН с сотрудниками. УСН ЧАСТЬ 2